Kompleksowy system do obsługi firm TSL

O SYSTEMIE

CZYM JEST CARGOS?

Spedycja oraz jej własne wykonanie jest dziedziną bardzo bogatą w zagadnienia oraz w ilość informacji. W systemie Cargos staramy się uchwycić wszelkie ewidencje, nadać im właściwe ujęcie oraz funkcjonalność w całym przedsiębiorstwie. Wiedza ta zatem nie jest chomikowana na poszczególnych stanowiskach pracy, nie jest swoistym „know_how” pracowników, a przez to niedostępna w razie ich nieobecności. Informacje te są ogólnie dostępne, nie ma potrzeby tworzenia raportów dla kogoś, każdy w ramach uprawnień ma je do dyspozycji na bieżąco.

Spedycja to trudna dziedzina, podejmowanie decyzji kluczowych w biznesie. U ich podstaw jest mnogość informacji, a za ich jakość odpowiadają działy wsparcia. Zaletą systemu Cargos jest możliwość szczegółowego podziału pracy. Dzięki temu spedytor może skupić się na analizie sytuacji i decyzjach, natomiast prace dot. dokumentów, fakturowania mogą być wykonywane przez inne osoby. Nie wymaga się od nich dyplomów FIATA ani kursów księgowości, a wykonać mogą połowę nawet pracy związanej ze spedycją i jej rozliczeniem. W systemie znajduje się m.in. dekretowanie dokumentów do wielu systemów FK jednocześnie, oraz kontroling kosztów i rozliczenia efektywności. Ten element stanowi także o wyjątkowości systemu.

System Cargos to także środowisko pozwalające na indywidualność, wyrażającą się m.in. możliwościami edycyjnymi ekranów, autoraportów, budowania własnych zapytań SQL i nowych okien, wiązania z arkuszami kalkulacji np. przez ODBC oraz grafiki prezentacyjnej. W systemie wykorzystuje się istniejące w przedsiębiorstwie oprogramowanie wspomagające m.in. kodów kreskowych, map elektronicznych, geopozycjonowania oraz systemów telematycznych.

Cargos jest systemem bazodanowym pracującym w technologii klient-serwer aplikacji – serwer danych. Dzięki temu umożliwia się pracę zdalną nie tylko za pomocą zdalnego pulpitu, wystarczy zwykłe połączenie modemowe. Łącza te mogą być szyfrowane z uwierzytelnianiem dostępów, także za pomocą kart kryptograficznych. Serwer danych może być posadowiony na dowolnym systemie operacyjnym serwera oraz sieciowym, w tym MS Windows®, Linux® czy Novell®. Niezależnie od tego pracują stanowiska w dowolnym systemie z interfejsem właściwym dla MS Windows oraz także Javy®.

Cargos wyposażony jest w duże możliwości wymiany danych z innymi systemami (EDI), w tym także w pocztę wewnętrzną, wymianę za pomocą ODBC, czy OLAP. Administrator systemu ma możliwość m.in. nadzoru nad pracą aplikacji, analizy zapisów serwera, logów, oraz definiowania grup użytkowników i nadawanie im praw dostępu na poziomie pól, baz, tabel, okien, funkcji itp.

Opiekun naszego systemu ma ponadto możliwości analizy jego pracy za pomocą „debuggera”, a więc dokładnej diagnozy m.in. obliczeń, błędów itp. Ma także możliwości konstruowania raportów z użyciem SQL i zapisywania dla powtórnego wykorzystania. Ma także możliwość ingerencji w źródłowe formuły systemu, co przy wykorzystaniu załączonych podręczników oraz naszej pomocy pozwala na dalej idące jego dopasowanie do potrzeb.

Zlecenia transportowe (trucking naczep/kontenerów)

Zlecenia transportowe są w sytuacjach, gdy firma jest przewoźnikiem dla zleceniodawcy, gdzie przedmiotem zlecenia nie są ładunki lecz trasa ich przewozu i rozładunków. Trasę tę określa zleceniodawca a czasami dzieje się to na jego naczepach lub kontenerach.

  1. Wprowadzanie zleceń
    • Ręczne lub automatyczne zleceń wg umów lub zleceń poprzednich,
    • Import zleceń wg danych w plikach tekstowych
  2. Zlecenia obejmują trasy przewozów o następujących cechach
    • miejsca dokładnie określone adresami i współrzędnymi geograficznymi, oraz dodatkowymi danymi adresowymi stałych miejsc dostaw danego klienta
    • dowolnie wprowadzane miejsca pośrednie (dla celów geofencingu, korytarzowania itp.) zgodnie z wymogami klienta (np. bez odcinków płatnych, jako wynik trasy z systemu naprowadzania)
    • wprowadzanie miejsc niezwiązanych ze zleceniem i „niewidzialnych” dla klienta (np. ekstra miejsc faktycznych przewozów)
    • odległości pomiędzy miejscami naliczane automatycznie przez system oraz przyjęte do rozliczeń, w tym z potwierdzeniem ich weryfikacji (odległości te są niezależne od odległości faktycznie wykonywanych),
    • czasy dojazdów do miejsc oraz wyjazdów planowane i faktycznie wykonane, w tym potwierdzone przez systemy telematyczne
    • czynności na dojeździe i wyjeździe,
    • powiązanie z rozkładem jazd i lotów: promami, statkami, samolotami
    • zapis spodziewanych obciążeń z tytułu autostrad płatnych, viaTOLL itp. z ewentualnym ich pominięciem w zleceniu
    • dopisanie dodatkowych elementów stanowiących o wykonaniu i obciążeniu klienta jak np. liczby za/rozładunków,
    • dokumenty przewozowe (ile jest wymaganych a ile już spłynęło do firmy)
    • dostępność informacji kto jest wykonawcą tego miejsca trasy
  3. Zlecenia transportowe mogą być też mieszane, to znaczy do zlecenia można ekstra dodać ładunki jak to było w zleceniach spedycyjnych. Zleceniodawcą ekstra ładunków może być firma własna, by skorzystać np. z pustego a płatnego przejazdu wioząc dodatkowy swój ładunek (spoza zleceń spedycyjnych).

Zlecenia spedycji lub przewozu ładunków drobni­cowych i całopojazdowych

  • wprowadzanie ręczne lub automatyczne zleceń na dowolną liczbę ładunków o szczegółach i rozliczeniu wg ofert, umów, z giełdy lub także wg wydania maga­zy­nowego WZ itp.,
  • multimodalne wykonanie spedycji także dla każdego ładunku oddzielnie: przesłanie przez firmy spedycyjne lub kurierskie, przewozy flotą  własną  lub  przewoźników, magazynowanie we własnych lub obcych ma­ga­zynach.

Zlecenia transportu naczep lub kontenerów:

  • ręczne lub automatyczne wprowadzanie zleceń z trasami przejazdów z możliwością podziału na części i wyko­nanie ich flotą własną lub obcą.

Zlecenia pozostałe

  • zlecenia inne, nietypowe a dotyczące przewozów takie, jak holowania, odśnieżanie, serwisy, naprawy.

Obsługa zleceń – funkcjonalności wspólne:

  • badanie wiarygodności zleceniodawcy, blokad,  aktualności dokumentów (KRS), sprawdzanie należności i wysokości bieżącego salda względem kredytu kupieckiego,
  • podział zleceń na linie sprzedaży i na spedytorów,
  • należności naliczane automatycznie wg umów, ofert, schematów lub przyjmowane wg cenników, frachtów itp.
  • możliwość dodawania pozycji refakturowanych lub tylko kosztowych dla potrzeb oceny opłacalności,
  • fakturowanie usług – wiele faktur do wielu zleceń,
  • ocena opłacalności zlecenia z uwzględnieniem sposobów ich wykonania.

Obsługa sprzedaży pozostałej

  • możliwość wprowadzania faktur sprzedaży dowolnych usług, oraz materiałów w tym z magazynów wyposażenia itd.,
  • zakupy i sprzedaż winiet, biletów promowych i innych.

Wykonanie zleceń przez firmy spedycyjne i kurierskie

  • spedycja ładunków w całości lub w części może być podzlecona współpracującej firmie zewnętrznej. Do zadania wykonawczego dodawane są te ładunki i obliczana należność oczekiwana wg umów i cenników, ofert lub ustalonego frachtu.

Zadania magazynowe

  • jednym z rodzajów wykonania spedycji jest przechowanie ładunku w magazynach własnych lub obcych. Przywóz i wydanie do magazynu, oraz odbiór z magazynu ładunku niekoniecznie w takim samym zestawie elementów jest zada­niem magazynowym.

Zadania pozostałe

  • oprócz zadań dotyczących obsługi spedycji lub zaleceń transportowych możliwe jest wystawianie zadań na dowolne usługi pozostałe takie, jak holowanie, naprawy.

Funkcjonalności wspólne: 

  • podział zadań wg działów i spedytorów,
  • obsługa różnorakich dokumentów przewozowych,
  • automatyczne naliczanie należności oczekiwanych od wyko­nawców wg do­wol­nych taryfikatorów, cenników w tym wielo­wymiarowych, funkcyjnych, strefowych itp. Obliczenia te prowadzone są na bieżąco i narastająco, co umożliwia korekty zadań już rozliczonych,
  • porównanie należności oczekiwanych z rzeczywistymi zakupami tych usług, łatwo odnaleźć błędy, dokonać korekt itd.,
  • wystawianie na podstawie wartości oczekiwanych faktur w imieniu przewoźników i innych wykonawców, wykorzystanie do tego celu portalu internetowego,
  • dalsze obciążanie zdań wykonawczych zakupami usług pozo­stałych (promów, winiet itd.) dla urealnienia ich kosztów,
  • proporcjonalne dopełnienie obciążeń pochodzących z działów wsparcia oraz z ogólnego zarządu,
  • ocena na tym tle opłacalności poszczególnych zadań wg okresów i wykonawców, ocena efektywności całych działów.

Zakupy pozostałe

  • fakturowanie zakupów pozostałych i ewidencja kosztów innych np. z rozliczenia zaliczek, list płac, których zapis ma znaczenie dla kształtowania się efektywności na szczeblu operacyjnym firmy.

Zlecenia magazynowe i terminalowe

  • wprowadzanie ręczne lub automatyczne zleceń na przechowanie, przeładunki itp. ładunków zewnętrznych lub z  przewozów,
  • gospodarowanie magazynem spedycyjnym w trybie wysokiego składowania (WMS),
  • generowanie zleceń za przestoje floty na terminalach.

Monitorowanie ładunków:

  • Wg stanów wykonania: planowanych, w trakcie przewozów, przewiezionych,
  • O niepotwierdzonym wykonaniu przez podwykonawców.
  • Pulpit pracy spedytora z możliwościami przeglądu i wysłania dyspozycji (sms, mail, telematyka), angażowania do przewozów lub podzleceń zewnętrznych, analizy stanu, podgląd tras itp.
  • Ekspozycje stanu ładunków na stronie www współpracującej z systemem – jako śledzenie udostępnione wybranym klientom.

Planowanie wywozu ładunków z magazynów, terminali

  • w planowaniu przewozu ładunków, użytecznym jest moduł planowania przeładunków na terminalu, oraz układania ich w kolejności w zależności od tras, oraz planowania odbioru przez firmy kurierskie lub odbiorców samodzielnie,
  • sporządzone przez spedytora na tej podstawie wydruki pozwalają na dobrą obsługę tego zagadnienia przez magazy­nierów zwłaszcza w weekendy i wolne dni pracy spedytorów.

ROZWIĄZANIA

PRZYKŁADOWE ROZWIĄZANIA

TELEMATYKA


System Cargos jest skonstruowany w środowisku komputerowym z wbudowaną obsługą także dla komputerów spoza sieci lokalnej.

KLIKNIJ I DOWIEDZ SIĘ WIĘCEJ

ROZLICZANIE ZASOBÓW FLOTY


W systemie Cargos prowadzi się szczegółowe przypisanie kosztów do pojazdów, kierowców czy zleceń by móc analizować prawidłowości. Prowadzi się także spis wydanych rzeczy, wyposażenia, ocenia rotację itp.

KLIKNIJ I DOWIEDZ SIĘ WIĘCEJ

ZARZĄDZANIE FLOTĄ


Rozwiązywanie zadań transportowych to kluczowe zagadnie w zarządzaniu flotą. Wiąże się z tym wyznaczanie jej zadań i wiedza o ich realizacji i o aktualnych miejscach przebywania.

KLIKNIJ I DOWIEDZ SIĘ WIĘCEJ

EFEKTYWNOŚĆ DZIAŁANIA


Na wybranym odcinku trasy możliwe jest ustalenie opłacalności transportu, a jej prognoza prowadzona jest na bieżąco. Pod tym względem system Cargos jest ewenementem na rynku.

KLIKNIJ I DOWIEDZ SIĘ WIĘCEJ

TERMINALE, MAGAZYNY


W systemie Cargos prowadzi się ewidencję wjazdów i wyjazdów na terminalach i innych wybranych miejscach dla kontroli ruchu pojazdów oraz rozliczania za ich postoje.

KLIKNIJ I DOWIEDZ SIĘ WIĘCEJ

MAPY


Cargos może współpracować z dowolnymi programami mapowymi oraz posiada swoje własne zintegrowane rozwiązanie do wyświetlania map.

KLIKNIJ I DOWIEDZ SIĘ WIĘCEJ

RODO

PRZYGOTUJMY SIĘ NA RODO

Program cargos ułatwia administratorowi prawidłową ochronę danych osobowych

Co to jest RODO?

General Data Protection Regulation (GDPR), czyli Ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych (powszechnie używany skrót – RODO) zostało przyjęte przez Parlament Europejski i Radę Unii Europejskiej w kwietniu 2016 r. Nowe wytyczne dotyczą ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych oraz ich przepływem.

Wspomniany akt prawny od 25 maja 2018 r. będzie regulował powyższe kwestie we wszystkich państwach członkowskich Unii Europejskiej.

Wymogi jakie musi spełniać firma

  • zapewnienie zgodności przetwarzania danych z prawem,
  • weryfikacja każdego procesu, w którym pojawią się dane osobowe,
  • ustalenie podstawy ich przetwarzania,
  • uzasadnienie prawne, że dane mogą być pozyskiwane,
  • dane muszą być prawidłowe i w razie potrzeby aktualizowane, te które nie są prawidłowe, muszą być usunięte lub sprostowane,
  • należy zweryfikować i ustalić maksymalny czas na przechowywanie danych, ponieważ według wytycznych nie mogą one pozostawać w posiadaniu firmy dłużej niż jest to niezbędne dla realizacji konkretnego celu,
  • zweryfikowanie, kto ma dostęp do danych i czy są one bezpiecznie przechowywane - konieczna jest rewizja polityki cyberbezpieczeństwa.

10 najważniejszych zmian, które wprowadza RODO

Bezpośrednia odpowiedzialność przetwarzającego dane


Inspektor Ochrony Danych (IOD)


Zgłoszenie naruszeń w ciągu 72 godzin


Rejestr naruszeń


Analiza ryzyka


Nowe procedury i klauzule


Obowiązek inwentaryzacji danych osobowych. Rejestry czynności przetwarzania


Prawo do zapomnienia i prawo do wglądu w historię przetwarzania danych


Przetwarzanie danych osobowych dzieci


Kary finansowe


REFERENCJE

CO O NAS MÓWIĄ?

  • W naszym przypadku kilka lat trwało poszukiwanie dostawcy systemu, który odpowiadałby potrzebom wynikającym ze specyfiki naszej działalności logistycznej i transportowej. Dopiero firma Cargos, dzięki swojemu doświadczeniu i otwartości, stanęła na wysokości zadania. Inżynierowie informatyki Cargos położyli ogromy nacisk na rozpoznanie naszych potrzeb. Pracochłonny i stosunkowo trudny pierwszy etap współpracy zaowocował doskonałym zrozumieniem problemów, jakie stały przed projektantami systemu. Dzięki temu samo wdrożenie oprogramowania przebiegło nadspodziewanie sprawnie i efektywnie.

    Obecnie system autorstwa Cargos, funkcjonujący w Enterprise Logistics Sp. z o.o., obejmuje całokształt aspektów podstawowej działalności firmy; od ofertowania, księgowania i obiegu dokumentów, przez transport i zarządzanie flotą pojazdów, aż po wsparcie procesu logistycznego. Twórcy systemu marki Cargos oddają w ręce zarządu firmy pełnowartościowe narzędzie umożliwiające skuteczny kontroling, a także prognozowanie opłacalności.

    Wyżej wymienione atuty tego znakomitego oprogramowania pozwalają nam z całą odpowiedzialnością rekomendować je do wykorzystania nie tylko w przedsiębiorstwach stricte logistycznych, ale również w firmach o profilu produkcyjnym, posiadających rozwinięte działy logistyki.

    Maciej Gonerko

    PREZES ZARZĄDU

  • Pragnę zarekomendować firmę CARGOS z Wałcza do współpracy w zakresie zaprojektowania i wdrożenia systemu kompleksowego zarządzania procesami w firmie spedycyjnej.

    Działalność naszej firmy koncentruje się na świadczeniu usług spedycji oraz usług agencji celnych. W związku z dynamicznym rozwojem oraz uruchomieniem oddziałów firmy niezbędna była integracja danych, a także ujednolicenie procedur funkcjonujących w firmie.

    Dzięki wysokim kompetencjom, rzetelności, a także zdolności zrozumienia naszych potrzeb, udało się firmie Cargos zaprojektować, a następnie skutecznie wdrożyć system, który obejmuje całość procesów mających miejsce w działalności naszej spółki. Co ważne, Cargos pozostaje stale otwarty na nowe sugestie i pomysły, zaś oddelegowany do współpracy z nami opiekun systemu ma znakomity kontakt z pracownikami.

    Wiesława Litwin

    WICEPREZES ZARZĄDU

Wiadomość została wysłana

KONTAKT

NAPISZ DO NAS

FPSYSTEM


Firma...

SIEDZIBA GŁÓWNA


ikona adresu Robotnicza 7
ikona adresu 78-600, Wałcz

ODDZIAŁ PIŁA


ikona adresu Plac Konstytucji 3 Maja 7/6
ikona adresu 64-920, Piła